Beszerzések
A Beszerzési Osztály kérése a beszerzésekkel kapcsolatos dokumentumok Poszeidonban történő kezelésével kapcsolatban.
A Beszerzési Osztály kérése a beszerzésekkel kapcsolatos dokumentumok Poszeidonban történő kezelésével kapcsolatban:
- A Szervezeti egység kizárólag csak akkor küldje a Beszerzési Osztályra a leveleiket/megrendeléseiket, amikor már minden aláírás, kancellári engedély, kötelezettség vállalás stb. rendelkezésükre áll, és ezeket csatolni is tudják az iktatásukhoz. Amennyiben a szükséges iratok nem megfelelőek, hiányosak, és így küldik a Beszerzési Osztályra a leveleket/megrendeléseket, akkor azt a Beszerzési Osztály vissza fogja utasítani a várható postából.
- A beszerzéssel kapcsolatos minden levél/megrendelés iktatásakor a Beszerzési Osztályt címzettnek kell megadni (nem hozzáférőnek), hogy az Osztály a várható postából tudja átvenni a dokumentumot, aminek ezt követően saját iktató számot tud adni.
-
Amennyiben a Szervezeti egység a különböző engedélyek megléte előtt már szeretne iktatószámot a beszerzés dokumentumához, akkor az alábbi eljárást javasoljuk:
- Iktatás Főszámos (Alszámos)/Kimenő Belső/Papír-alapú beállításokkal. Címzettnek a saját szerzeti egységet kell megadni. A többi szükséges adat megadása után mentés. Ezt követően az iktatószám rendelkezésre áll.
- A címzés miatt a dokumentum megjelenik az Átadás-átvétel menü Várható tételek/Materiális példányok között. A dokumentumot kijelölés után át kell venni.
- Amennyiben a szükséges engedélyek rendelkezésre állnak, szkennelés után csatolható a már iktatószámmal rendelkező irathoz.
- Ezt követően a Példányok menüben a Materiális példányok között meg kell keresni az iktatószámhoz tartozó példányokat, amelyek közül a másodlati példányt kiválasztva, Szerkesztésre megnyitva, lehet a Beszerzési Osztálynak elpostázni.
Ismételten szeretnénk az alábbiakra felhívni a figyelmet:
- A körlevelek könnyebb megtalálása érdekében javasoljuk, hogy iktatás során a Tárgy mező a „Körlevél” szóval kezdődjön és ezt folytatva lehet megadni a körlevél tartalmára utaló leírást. Ezáltal az Iratok menüpontban a Tárgyra keresve az eddigieknél egyszerűbben lehet a körleveleket megtalálni. Az eddig kiküldött körlevelek esetében is lehetséges a Tárgy mezőt utólag módosítani.
- A felhasználók közül sokan a kapott dokumentumot az Átadás-átvétel menüben a Várható tételek között keresik, ezért javasoljuk az iratok egyszerűbb megtalálása érdekében, hogy iktatáskor címzettnek kell megadni a szervezeti egységet, vagy személyt. Amennyiben csak hozzáférő a szervezeti egység, vagy személy, akkor a dokumentum nem található meg az Átadás-átvétel menüben a Várható tételek között, csak az Iratok menüpont alatt.